COMO MONTAR UMA ESPECIFICAÇÃO DE ENTRADA DE MATÉRIA-PRIMA

Desenvolveu uma nova matéria-prima para o produto incrível que você acabou de lançar? Então bora criar uma especificação de entrada de matéria-prima – esse documento que formaliza quais sãos os parâmetros de qualidade que precisam ser atendidos por qualquer fornecedor que queira ser chamado de “seu”.

Tem muita empresa que recebe a especificação do fornecedor (que é uma especificação de SAÍDA) e adota a mesma como a sua especificação de ENTRADA. Um erro bem comum e que pode custar bastante – afinal, quando adotamos a especificação de um fornecedor X, podemos estar assumindo critérios de qualidade que não nos interessam ou que somente ele pode atender. Podemos inclusive estar aceitando parâmetros que não atendem à legislação (já vi acontecer, oh e como!).

Para piorar, quando adotamos a especificação do fornecedor X, tornamos mais difícil o processo de homologar o fornecedor Y: afinal, o X sabe que o Y existe, e embutida na sua especificação estão os seus diferenciais competitivos, aquilo que o distingue justamente do Y. Esse diferencial pode ser importante para você, ou pode não significar nada no seu contexto – portanto, vale a pena a pergunta: o que é qualidade de matéria-prima para a sua empresa?

Neste artigo então vamos destrinchar a criação desta especificação de entrada de matéria-prima, para que você melhore a sua homologação de novos fornecedores e tenha critérios mais adequados para a inspeção de entrada de produtos.

(Matéria-prima aqui entendida de forma ampla: ingrediente, aditivo, ou qualquer item usado nas receitas dos alimentos, ok?)

Quem faz?

Ah, mas por que falar isso em um site sobre Pesquisa e Desenvolvimento? Porque desenvolveu novo produto, nova matéria-prima, novo ingrediente, nova embalagem, novo equipamento – criou nova especificação para tudo isso. A responsabilidade sobre especificar critérios para novos itens é de quem os criou: P&D.

Quais são os campos mais comuns?

A minha recomendação é sempre começar simples e aumentar a complexidade conforme a gente aprende sobre a nova matéria-prima. O que não pode faltar nesta especificação:

• Nome da matéria-prima (e não a marca)
• Descrição: uma breve explicação do que é esta matéria-prima e informações relevantes sobre o seu processamento (por exemplo, se é um tipo específico que pode aumentar a solubilidade da matéria-prima ou a sua segurança)
• Parâmetros de identidade: parâmetros que ajudam a estabelecer que a matéria-prima é o que é, e está dentro de uma especificação adequada. Parâmetros comuns aqui incluem aspecto, cor, pH, solubilidade, pureza, umidade, teor proteico, viscosidade, absorbância, resíduo mineral fixo, entre outros (e, é claro, variando entre as diferentes matérias-primas). Para saber de onde tirar estas informações, siga lendo.
• Parâmetros de food safety: parâmetros que ajudam a estabelecer que a matéria-prima está dentro de uma especificação adequada do ponto de vista de segurança de alimentos. Vale lembrar que segurança de alimentos não é só microbiologia e que, no caso de aditivos, em boa parte das vezes isso nem faz sentido. Bora lembrar que fragmentos duros e/ou cortantes acima de 2mm são perigo e colocar como critério na sua especificação? Bora entender quais são os contaminantes inorgânicos, micotoxinas e outros que são associados a esta matéria-prima?
• Validade e conservação: qual é a validade que você espera para esta matéria-prima? Ah, mas isso é definido pelo fornecedor. Sim – mas e se for homologado um novo fornecedor cuja validade seja 30% menor, de boas? Além disso, as condições de conservação que você espera e se preparou no armazém para atender precisam estar claras. Bom lembrar também que este documento formaliza internamente para toda a empresa (inclusive Qualidade e Estoque) estas informações.
• Embalagens: saco kraft? Big bag? Tonel? A embalagem (quantidade, material, sistema de descarga e uso) define boa parte da processabilidade daquela matéria-prima. Uma coisa é comprar vinho em garrafa de vidro de 4,6 L, outra bem diferente é comprar vinho a granel, em caminhão-tanque.
• Condições de transporte: condições gerais de alimentos + condições particulares daquela matéria-prima, que poderão posteriormente ser usadas na inspeção de veículos durante a entrada dos lotes. Estamos falando de temperatura, paletização, tipo de veículo, compartilhamento de cargas e tudo o mais que fizer sentido. Melhor pecar pelo excesso do que depois descobrir que os seus ingredientes compartilharam carga com o óleo diesel da empresa, afinal sempre foi assim, por que mudar?, você está criando caso (aconteceu comigo, ninguém me contou).
• Condições de fornecimento: especificações comerciais e técnicas que são importantes para a sua empresa – e que normalmente vão além do que pede a legislação. Todos os pallets devem vir strechados? Não aceita pallet de madeira? Só recebe até 3 lotes por nota fiscal? Não aceita lotes com mais de 30% da validade já passada? Aqui a questão “o que é qualidade na sua empresa?” torna-se ainda mais importante. É o campo em que você especifica para o fornecedor os acordos que fez com ele – e também indica para a Qualidade outros quesitos que devem ser controlados.

De onde eu tiro estas informações?

As informações que são inseridas na especificação de entrada de matéria-prima são um acordo entre legislação, necessidades da empresa, capacidade de fornecimento, requisitos de clientes e a ciência mais atual sobre o assunto.

Legislação: as fontes são as tradicionais (ANVISA, MAPA, Inmetro, por exemplo) e também legislação internacional no caso de aditivos (principalmente JECFA e FCC).

Necessidades da empresa: dependendo de como o seu Sistema de Qualidade é estruturado e a destinação dos produtos finais, você pode ter necessidades específicas, como um controle mais rigoroso de fragmentos ou de contaminantes inorgânicos.

Requisitos de clientes: os requisitos de clientes muitas vezes têm efeito cascata – só podem ser plenamente satisfeitos se a cadeia toda atender. Um caso bem claro disso é a questão de alergênicos.

Ciência mais atual sobre o assunto: pode até não ser legislação, mas lembre-se: empresa consciente vai além da legislação. Se há um perigo que você pode controlar, por que não fazer isso proativamente, melhorando a qualidade e segurança dos alimentos? Afinal, a indústria está sempre reclamando de que tem muita legislação para cumprir, mas ela só deixa de ser necessária quando houver uma autorregulação no setor (coisa que a gente previu para os próximos 10 anos, no ebook Horizonte 30 Food).

E por que eu menciono capacidade de fornecimento?

Simples: a gente quer o céu, mas infelizmente a cadeia de fornecimento no momento pode não estar preparada para nos entregá-lo. Então é uma negociação, mediada é claro pelo seu poder de convencimento e compra, entre o que você deseja e o que é possível entregar hoje. Lembro também do termo melhoria contínua – no futuro, tudo pode ser feito, caso trabalhemos para tal.

(Você pode complementar esta leitura com o texto cheio de links quentes sobre como definir se um aditivo pode ser usado em um determinado alimento.)

Para que a especificação de entrada de matéria-prima é usada?

A especificação de entrada de matéria-prima tem três funções principais em uma empresa de alimentos:

1. Documentar o ingrediente que foi desenvolvido, como uma fotografia do que é necessário para que o alimento que o emprega seja produzido com qualidade e consistência;
2. Informar à Qualidade os critérios que deverão fazer parte do seu plano de Controle de Qualidade, durante as inspeções de entrada, como as análises laboratoriais e avaliação de certificado de análise;
3. Negociar as especificações com os fornecedores atuais e futuros, deixando claro quais são as expectativas completas em relação àquele ingrediente.

Entendeu, gostou e quer usar? Para você começar a empregar agora a especificação de entrada de matéria-prima na sua empresa, vou deixar aqui um modelo de Especificação de Entrada de Matéria-Prima para você baixar! Para receber no seu e-mail, clique no botão abaixo: