O QUE FAZER COM O BRIEFING DE CORREDOR

Hoje vim falar um pouco sobre uma etapa importante do processo de P&D: o briefing.

No final de 2019 e início de 2020, eu realizei uma pesquisa para mapear o perfil de P&D de alimentos, e descobrirmos que a falta de estruturação de projetos é uma causa de grande insatisfação entre os visionários de alimentos. Os participantes gostariam que seus projetos fossem “mais bem definidos” e “mais bem pensados”. Que fossem “definidos com mais clareza”, para que não houvesse “mudanças significativas durante a execução”.

Quem trabalha com desenvolvimento sabe: faz toda a diferença ter um projeto bem estruturado desde o início. Pensar bem no conceito elimina semanas de retrabalho – convenhamos, semanas que ninguém tem.

O briefing é a etapa inicial mais importante para o desenrolar do restante do projeto. Ele pode ser a diferença entre entregar um projeto ou se perder nos números de adequações e readequações.

Dos processos típicos de P&D, o briefing é o mais empregado – 83% dos participantes da pesquisa informam ter alguma forma de briefing nas suas empresas. Ou seja, ele existe.

Contudo, será que é uma ferramenta efetiva? Será que estes briefings foram criados de acordo com as necessidades da Gestão de P&D? Será que tem muito briefing de corredor por aí?

BRIEFING DE CORREDOR

A minha experiência em processo de Pesquisa e Desenvolvimento de novos produtos diz que o briefing de corredor é bastante frequente nas empresas de alimentos no Brasil – bem mais do que o recomendado. Até em empresas que possuem um processo de briefing bem estruturado o corredor ainda é palco para aquele bypass básico.

O briefing de corredor não seria tanto problema se fosse capaz de transmitir a informação necessária para começar o projeto de novo produto. Se a instrução for bem passada, detalhada, completa, e a área de P&D tiver todo o conhecimento necessário para começar o projeto, qual seria a questão, não?

Pois é: a questão começa a incomodar quando precisamos conferir o que foi pedido. Todo projeto tem pelo menos 3 conferências para saber se o produto desenvolvido atende à solicitação: análise crítica, verificação e validação.

Como ter certeza de que se desenvolveu o produto correto que foi baseado num briefing verbal, de corredor? Pela lembrança? Testemunhas?

Quanto tempo o P&D leva para se dar conta de que estava no caminho errado? Quantos testes faz antes de alguém dizer “não era isso o que eu havia pedido”?

P&D já é área com recursos muito escassos para ficar gastando tempo, esforço e dinheiro em projetos errados. Por isso é tão importante fazer algo a respeito do briefing de corredor.

COMO LIDAR COM O BRIEFING DE CORREDOR

PRIMEIRO PASSO:

A primeira coisa é reconhecer que ele existe (e possivelmente, sempre existirá).

Imaginar que todos os briefings serão recebidos pelas vias corretas é muita ingenuidade – é desconhecer, por exemplo, que uma rede informal se forma entre Marketing, Vendas e o P&D, mesmo que os gestores destas áreas nem fiquem sabendo dela. Através desta rede, o seu P&D hoje está trabalhando em projetos que passaram abaixo do radar (tudo solicitado na base da amizade). Por ter certeza.

SEGUNDO PASSO:

O segundo passo é pensar em como esse briefing de corredor poderá ser mapeado.

A meu ver, o mais simples é o P&D mesmo registrar o briefing e devolver para o solicitante, pedindo que ele concorde com o que foi escrito. Pela minha experiência, boa parte dos projetos de corredor já acabam aí: o solicitante 1) não quer se comprometer, 2) perdeu a empolgação do momento, 3) nem se lembra mais do que pediu.

TERCEIRO PASSO:

Nos casos em que o projeto segue, a terceira etapa é criar algum mecanismo em que o solicitante tenha mais vantagens em usar as vias normais, preenchendo seus briefings e enviando-os para aprovação.

Uma forma de fazer isso é reduzir o ranqueamento do briefings de corredor, diminuindo a sua prioridade em relação a projetos mais completos. Mas você pode pensar em outras formas que estimulem o processo correto, que façam sentido na sua empresa.

Mas lembre-se: briefings de corredor vão continuar existindo. Eles trazem certa rapidez e flexibilidade ao processo e não são de todo maus.

O que é ruim mesmo é começar projeto capenga, com pouca informação, e perder as informações valiosas que foram trocadas na conversa de corredor.

Ou seja: registre.

E, para terminar, aqui vão mais três dicas para considerar no seu briefing:

1. O briefing deve resolver os problemas de todas as áreas, não só de P&D

Quando incluímos as dores que acontecem nos demais setores da empresa no lançamento de um produto, e criamos um formulário a mais mãos, aumentamos o potencial do briefing resolver problemas e ser visto como a grande forma de melhorar os processos e resultados de todos, não apenas de P&D.

Aumentamos a chance de ele ser usado.

2. Treine, treine, treine

Muitas vezes a barreira no solicitante para usar o formulário de briefing vem do desconforto e medo em fazer errado. Isso é tanto mais verdadeiro quanto mais comprido e complexo for o briefing. Portanto, treine, treine, treine.

Ah, e lembre-se:

3. Implementar é muito mais importante do que criar.

Implementar um briefing é muito mais importante do que criar um briefing. Sabe por quê?

Porque podemos gastar o tempo do mundo na criação, porém de nada adianta se não for implementado. E implementar melhorias de processos requer esforço, resiliência e, sobretudo, apoio interno.

Uma vez implementado, o novo processo pode ser sempre melhorado – e quem está usando o processo pode inclusive ajudar nesta melhoria. Ou seja: melhor criar uma versão simples (um mínimo processo viável, por assim dizer) e implementar, já prevendo as melhorias futuras, do que gastar horas e horas planejando o processo perfeito.

Quando o processo já está implementado, você começa a contar com o apoio interno para que ele melhore.

Quer saber mais sobre como Organizar o seu P&D para que ele funcione? Continue lendo sobre briefing, mapa de saídas, registros e processo de P&D nestes artigos.

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