ORGANIZANDO O SEU P&D – DEFINA O SEU MAPA DE ENTREGAS

Quando um projeto de desenvolvimento de produtos deve ser entregue? Em que etapa do desenvolvimento podemos dizer que determinado produto deixa de ser responsabilidade de P&D e passa a ser responsabilidade da Produção e Qualidade? Neste artigo, vamos falar do Mapa de Entregas de projetos de P&D: uma lista compreensiva de entregas que devem ser realizadas ao final do projeto para dá-lo como completo.
O Mapa de Entregas é assumidamente copiado inspirado na Estrutura Analítica de Projetos (EAP), termo da Gestão de Projetos para a árvore criada, ao início de cada projeto, que determina quais saídas serão esperadas nele. A diferença, para os projetos dentro de um P&D, é que, dado a similaridade entre eles, é possível estabelecer um Mapa de Entregas genérico, a ser usado em todos os projetos da empresa.
Dito isso, vamos ao MAPA DE ENTREGAS.

MAPA DE ENTREGAS – DEFINIÇÃO

O Mapa de Entregas é um planejamento feito pela Gestão de P&D, que define quais serão as saídas típicas de um projeto de desenvolvimento de produto, melhoria, redução de custo, avaliação de matéria-prima, ou qualquer outro tipo de projeto que seja rotineiro na sua empresa. Estamos usando um termo da gestão de projeto – entregável – que a Investopedia (fontes confiáveis, você vê por aqui ;)) define como:
Entregável é um termo de gerenciamento de projetos para os produtos ou serviços quantificáveis que serão fornecidos com a finalização do projeto. Entregáveis podem ser partes tangíveis e intangíveis do processo de desenvolvimento, e eles são muitas vezes funções especificadas ou características do projeto
O Mapa de Entregas é, então, o divisor de água que indica com quem o projeto está. Caso não tenha sido completado, é um projeto em andamento no P&D. Quando todas as entregas são realizadas, passou o macaquinho pro ombro dos colegas que pediram o projeto.
Numa EAP, os entregáveis são agrupados e organizados por hierarquia – algo que você sem dúvida pode usar por aí também.

A minha sugestão de Mapa de Entregas é algo mais singelo (como eu mesma :P). Faça uma tabela – em Excel, povo – com as saídas prováveis, responsabilidades, etapas previstas em que irão acontecer e códigos dos documentos. Prepare formulários em branco para serem preenchidos dos documentos ainda não existentes.

Seja feliz.

MAPA DE ENTREGAS – O QUE DEVE SER ENTREGUE?

O Mapa de Entregas é, novamente, algo deveras particular de um determinado projeto e empresa. O ideal, para definir as entregas a serem realizadas e que sejam relevantes para a organização, é entender o fluxo de informações e materiais que acontece após o projeto ser finalizado.
Ou seja, dar aquela volta pelo Marketing, Trade, PCP, Produção, Vendas, Compras, Qualidade e todos os demais interessados e envolvidos em projetos de desenvolvimento.
Nós já fizemos um post supercompleto com todas as principais entregas aqui.
Adicionando a este artigo, eu incluiria ainda:

• Informações técnicas e diferenciais do produto que possam ser explorados por Marketing
• Modo de preparo e de consumo
• Posicionamento em expositores
• Degustação com interessados
• Treinamento sobre o modo de preparo
• Comunicação interna sobre novo produto

MAPA DE ENTREGAS – QUEM É RESPONSÁVEL PELAS ENTREGAS?

Adivinha, colega.
Dá um chute.
Você!!
Olha que lindo: você é responsável por TODAS as entregas até o projeto ser finalizado. Colocou no Mapa de Entregas, P&D tem que dar seus pulos para ser realizado.
“Ah, Sra Inovadeira, mas aqui na minha empresa quem faz homologação de fornecedores é a Qualidade.”
“Ah, Sra Inovadeira, mas onde já se viu o P&D definir posicionamento de gôndola, quem faz isso é Trade.”
“Tá maluca, fia? Marketing que se vire para criar o material de divulgação”
TÁ SERTO, colega.
Depois reclama que o Brasil não vai pra frente, né? :p
O problema são os outros.
Arrã.
Sendo boazinha empática com vossa senhoria que não quer sair do ado-ado-ado cada um no seu quadrado: ser responsável não significa que você vai executar a tarefa.
Significa meramente que você garantirá que ela seja feita.
Então se na sua empresa quem determina posicionamento de gôndola é Trade, Marketing ou Comercial – que lindo! – e isso é um fator crítico de sucesso no ponto de venda, que deve ser já planejado dentro do desenvolvimento do produto, insira o Posicionamento no Mapa de Entregas e informe “Trade, Marketing ou Comercial” no campo “Quem”.
(“Ah, não faz sentido isso ficar no Mapa de Entregas do P&D”.
Sim, depois que você descobrir que a sua embalagem não cabe na prateleira da principal cadeia varejista da sua região, a gente volta a conversar, migues.)

MAPA DE ENTREGAS – ONDE REALIZAR?

Antes, vamos aos mandamentos de P&D:

1° Mandamento: Não usarás Editor de Texto em projetos.
2° Mandamento: Usarás Planilhas Eletrônicas nos teus projetos.
3° Mandamento: Compartilharás com teus colegas todas as informações geradas em projetos.
4° Mandamento: Arderás no mármore do inferno se registrares teus projetos em cadernos.

Aquela linda planilha eletrônica que já estamos usando como briefing e que ganhou uma aba de registros de todas as formulações, agora ganha nova aba para todos os projetos: o MAPA DE ENTREGAS.
Desenvolva um formulário em branco, com todas as entregas planejadas para os projetos da sua empresa, com espaço para ser indicado se a entrega foi realizada ou se ela não se aplica, e a data de entrega.
Simples e eficaz.
E seja feliz.

MAPA DE ENTREGAS – O QUE PODE DAR ERRADO?

O Mapa de Entregas é um jeito de evitar que as coisas deem errado – tipo você se esquecer de avisar à Qualidade que um novo fornecedor deveria ser homologado (claro, isso nunca ocorreu por aí, é coisa do meu dedo podre apenas).
Mesmo ele sendo uma ferramenta preventiva a erros, ele próprio pode ter seus problemas.

• Você pode querer se empolgar e listar 73 entregas a serem realizadas pelo P&D, fazendo que os projetos NUNCA sejam entregues. Seja parcimonioso e equilibrado quando estiver definindo.
• Você pode ser uma pessoa pragmática, direto ao ponto, que sabe tudo, não precisa ouvir ninguém, que somente lista 3 ou 4 entregas – ou seja, não muda nada quando implementa o Mapa de Entregas na sua empresa, já que essas 3 ou 4 eram o que você já fazia de qualquer forma.
• Mesmo se esforçando para ser abrangente e escutar a todos os interessados, algo pode ficar para trás – e ali na frente, você pode ser cobrado por não estar fazendo uma entrega completa de projetos.

Para a questão 1 ou 3, a resposta é simples: o Mapa de Entregas é uma ferramenta em constante evolução. Observe o que sobra e o que falta e vá ajustando até ter um Mapa mais relevante.
É claro que, devido às diferenças entre os projetos, pode haver aqueles em que nem todas as entregas são plausíveis – por exemplo, talvez não caiba cadastro de novo produto em um projeto de melhoria de processo. Aí você usa a mágica do “Não se Aplica”.
Já para a questão 2, eu recomendo psicanálise. Sério.
E seja feliz.

Este é o quinto post da série ORGANIZANDO O P&D. Os demais posts você pode ver aqui:
Briefing
Registros
Entregas de Projetos
Indicadores de P&D

Um pequeno adendo. Quando falo em Gestão de P&D, muita gente (com razão) levanta uma série de preocupações: vamos burocratizar o setor? E a criatividade? Vai ser só preenchimento de papelada!
E a pessoa tem razão: vamos burocratizar, há risco sim de perder criatividade e virar só preenchimento de papel. É por isso que quando implanto estes projetos de Gestão de P&D, gosto de estressar a importância da área entender a razão de tudo o que está sendo implementado.
Entendendo a importância, temos a possibilidade de eleger o que faz, e o que não faz, sentido para a cultura e os processos da empresa. De nada adianta trazer briefings com 150 perguntas em 3 páginas em uma empresa pouco “processualizada”, com cultura de informalidade. Da mesma forma, empresas que prezam e já tem implantada uma boa gestão de projetos podem precisar de mais estrutura e menos liberdade de atuação. Tudo deve ser contextualizado.
Há também que se ponderar os objetivos macro da organização. Caso tenhamos uma Estratégia de Inovação que busca projetos disruptivos, os processos de aprendizado através de projetos de P&D precisam ser mais valorizados – afinal, é provável que a empresa lide com um nível de experimentos com falha bastante grande, num longo processo de tentativa-aprendizado que precisa ser registrado e compartilhado o máximo possível.
No caso de empresas cuja Estratégia de Inovação está mais atrelada a projetos incrementais, ter um fluxo contínuo de projetos sendo finalizados, com uma excelente documentação que permita que sejam colocados em produção o mais rapidamente possível é desejado.

Ah, quem participa do nosso curso de Gestão do Processo de P&D aprende a definir quais são as entregas mais adequados para a função que o P&D exerce para a sua empresa.
Porque, é claro: tudo varia de acordo com a função. Você sabe qual é a sua?
😉