Esta é uma série de posts práticos, para ajudar aos visionários e visionárias que estão organizando seus setores de P&D. Vocês sabem, não? Organizar para conquistar: um processo organizado permite enxergar possibilidades de melhoria, gargalos e possibilidades de convergência.
O primeiro post desta série falou sobre a Gestão e Planejamento dos Projetos – e você pode usar a nossa Ferramenta gratuita para se organizar nesta montanha de projetos que toca ao mesmo tempo.
Agora vamos falar sobre o documento de abertura do projeto – o briefing.

BRIEFING – DEFINIÇÃO

Em inglês, briefing quer dizer “instrução”. A proposta aqui é coletar todas as informações relevantes do projeto – por exemplo, o conceito do design – que serão usadas pela equipe de P&D posteriormente para transformar a ideia em produto/serviço.

BRIEFING – CONTEÚDO

O conteúdo varia muito de empresa para empresa – não há exatamente um certo e um errado aqui. Contudo, há algumas informações que são mais comumente encontradas nos briefings das empresas por aí.
Quer um benchmark? Aí vai:

• Objetivo do projeto
• Preço final desejado (ou uma faixa) e volume previsto de vendas
• Solicitante
• Data de solicitação + data de conclusão desejada do projeto
• Tipo de entrega a ser realizada (amostra, protótipo, relatório, apresentação, lançamento piloto, etc.)
• Mercado alvo (ou usuário alvo, ou persona, caso estejamos já empregando o design thinking) e suas características principais
• Requisitos de funcionalidade (direcionamentos de textura, cor, sabor, porção, aspecto, conservação, etc.)
• Embalagens desejadas – estruturas primárias, secundárias e de transporte/armazenamento
• Restrições importantes impostas pelo usuário, legislação, mercado ou outros.

Estas são apenas as opções mais comuns. Analise o seu caso: que informações são necessárias para começar um projeto?
Se você trabalha com P&D de ingredientes, é provável que você precise de uma formulação orientativa do alimento no qual o seu ingrediente deverá ser aplicado. Trabalhando com produtos finais, talvez precise saber de antemão se o projeto deverá chamar a equipe de análise sensorial.
Para definir que informações colocar no seu briefing, pense nos seus projetos passados: em que momento você teve que parar tudo, voltar ao solicitante, e pedir mais informações? Estas informações vão para o briefing.

BRIEFING – QUEM PREENCHE?

Depende. A lógica tradicional diz que o preenchedor do briefing é o solicitante – e este, como se diz aqui o Sul, “vareia”. Pode ser a pessoa do Comercial, a dona da empresa, o cara do Marketing.
Contudo, se você já está usando design thinking, e se a sua estrutura já integra as funções de marketing e P&D em uma mesma turma (quem sabe alguns designers de produto para dar aquela quebrada de paradigma?), talvez você mesmo irá preencher.
O briefing deve ser preenchido pela pessoa que está mais próxima ao usuário, pois ele é o documento que registra os desejos não atendidos do usuário, suas expectativas e percepções, os atributos e funcionalidades do produto/serviço e as restrições do projeto. Normalmente, somos excelentes em registrar os últimos três grupos de informações, e deixamos os desejos não atendidos em branco.
Big mistake. Très grand.
(Vamos falar um pouco mais sobre isso na sequência, não se apavore)

BRIEFING – COMO USAR

A partir do briefing, começa uma parte bem divertida (#sqn) do projeto – desenvolver formulação, embalagem, processo para atender ao seu objetivo. O visionário e a visionária de alimentos vão usar todo o conhecimento e experiência para traduzir aquela ideia em algo palpável.
Se a sua empresa tem um bom banco de dados de projetos, é a hora de vasculhar para encontrar um projeto similar a ser usado como ponto de partida. Caso não tenha, que tal implementar um?
Se precisar começar a formulação do zero, talvez seja bacana ler este post sobre como criar a sua primeira formulação de alimentos.

BRIEFING – O QUE PODE DAR ERRADO?

Se você ainda não utiliza um documento para registrar o início do processo de P&D, é provável que o primeiro documento seja incompleto. Ou seja, você chegará a determinado ponto do projeto e precisará voltar ao solicitante (ou às suas anotações das sessões de ideação) com mais perguntas.
Sem problemas: registre as perguntas feitas e reflita se elas são frequentes o suficiente para serem incorporadas ao briefing.
O maior problema, contudo, acontece lá no registro dos desejos não atendidos do usuário. Registro esse que basicamente quase nunca ocorre. Não me espanta que tantas empresas não tenham sucesso em seus lançamentos – está cheio de produtos mais ou menos sendo projetados para o espaço, para depois apenas aterrissarem no chão.
Somos muito bons em definir expectativas explícitas do usuário: que preço, cor, sabor, porção, embalagem ele deseja, tudo com base no que ele atualmente está acostumado a encontrar no mercado. Somos ótimos em copiar o que já existe. Somos particularmente excelentes em definir as restrições do projeto: “não pode” é expressão de ordem.
Somos terríveis em definir o que ele deseja e que ainda não tem. Afinal, para isso, precisamos usar toneladas de empatia e capacidade de observação, que não são as competências mais abundantes ao nosso redor, não é, visionário e visionária?
Não tem problema nenhum em copiar, se você deseja ser meramente mais uma opção baratinha. Agora, se a sua empresa pretende ganhar o jogo, não faz sentido oferecer o que já existe – porque isso não muda a vida do usuário, e nunca fará dele um fã ardoroso do seu produto.
Por coisas como essa é que temos um mito – propagado por algumas das mentes mais “inovadoras” do nosso mundo – de que o consumidor não sabe o que quer. Ele sabe sim: coloca na frente dele algo que resolva a sua vida de uma forma completa, segura, criativa, ergonômica, útil, e veja se ele não sabe definir muito bem que o seu produto é o que ele precisa.
Portanto, o que pode dar errado: como o briefing é um formulário, que pretende organizar as ideias iniciais a respeito do projeto, é tentador focar no que pode ser medido, pesado, precificado e comparado visualmente. Faça sua parte, visionário e visionária: se esforce para definir, em cada projeto, um desejo não atendido do seu usuário. Esforce-se para entender de que forma podemos melhorar a experiência do usuário com produtos e serviços daquela categoria – quem sabe um produto com uma camada ainda maior de serviços ao redor?

BRIEFING – PODE MUDAR NO MEIO DO PROJETO?

Ah, a mais antiga das perguntas de P&D: posso mudar meus requisitos de entrada? Há diversas vertentes deste pensamento. Eu faço aqui uma ponderação com base em experiência pessoal.

• Se a mudança não for significativa em relação aos atributos principais do projeto E se o trabalho de P&D realizado até então for pequeno, o briefing pode e DEVE ser ajustado conforme melhora o entendimento do nosso usuário;
• Porém: se a mudança for significativa OU se o trabalho de P&D realizado até ali for grande, melhor abrir novo briefing e registrar um novo projeto, cancelando o anterior.

Porque digo isso: o briefing, em última análise, é o condutor do trabalho de P&D. Ele deve ser o ponto de partida e fazer sentido em relação ao caminho que o P&D tomou. Entender o processo de P&D como início, meio e fim (e iterações) é basicamente entender este caminho.
Daqui a 2 anos, quando você precisar voltar a este projeto como base para um novo produto, fará mais sentido que alterações bruscas de trajetória sejam registradas num projeto complementar.

BRIEFING – E O QUE FAZER NO FINAL DO PROJETO?

Terminou o projeto, entrega para a fábrica produzir? Não!
Terminou o projeto, volta lá no briefing e verifica se tudo o que foi solicitado foi atendido. É uma boa prática reservar explicitamente um tempo no cronograma do projeto para esta confirmação (nem que seja 20 minutos). Já tive minha cota de projetos “finalizados” que esqueceram de entregar determinadas solicitações que estavam no briefing.
Ou seja: não estavam finalizados.

Agora quero saber dos visionários que leem a página: quais são as informações que não podem faltar num briefing de projeto para P&D de alimentos?