Eu tive algumas experiências de P&D na vida: algumas bem-sucedidas, outras nem tanto. Em uma destas experiências, minha missão era implantar uma sucessão de produtos novos, com os quais a empresa não tinha nenhuma familiaridade. Eram produtos que eu conhecia de olhos fechados, pois tinha passado a vida inteira produzindo isso.
Eu vinha de um ambiente controlado, onde melhorias contínuas aconteciam pela própria maturidade da equipe. Trabalhamos muitos anos juntos, e isso nos deu a confiança e a abertura para chega na mesa do colega e dizer: “Fulana, hoje faltou você me entregar aquele relatório” ou “Beltrano, era melhor você incluir esta rotina no seu processo, porque está impactando na minha área”.
Este era o mundo em que eu vivia: sujeito a melhorias, aberto a aprendizados, porém seguro. Previsível. Processos simples que produziam produtos simples. Os mesmos processos e produtos semelhante que fui convidada a implantar em outra empresa.
Pensei: mamão com açúcar. Chuchu-beleza.
Isso aqui é mole, tá para mim.
Rá.
Famosas últimas palavras.
A experiência foi muito difícil. Mesmo os produtos mais simples estavam sujeitos a erros grotescos – tipo, Comprador comprar matéria-prima errada, porque o nome era similar. Ou não ter como fazer as análises de liberação previstas. Ou o produto ficar totalmente irreconhecível, a ponto de ninguém saber o que havia sido produzido.

Eu jurava que estava mandando uma bola super redonda…

Eu vinha aplicando os conhecimentos da experiência anterior, porém o cenário havia mudado muito. Ao invés de um time de macacos-velhos, eu lidava com um time em aprendizado (naquele novo processo).
Ou seja: meus velhos métodos não serviam ali (lembra da mentalidade de aprendizado? pois bem, eu estava usando a competência oposta a ela).
Meus novos colegas não conheciam o porto onde iríamos chegar, muito menos tinham experiência para enxergar faltas de informação, prever erros, sugerir melhorias. Eles não paravam o processo quando não haviam recebido 100% da informação necessária – simplesmente porque não sabia quanta informação era necessária.

…. mas não era assim que ela era recebido

Então o processo saía meio capenga de P&D, e se degringolava ainda mais conforme percorria os outros setores. Adivinha onde a bomba estourava?
Isso mesmo, no P&D de volta. Era tanto apagar incêndio, que algumas pessoas até dizem que o nome do nosso setor não era P&D – era curva de rio. Meio que TUDO parava ali.
Acontece que o problema estava justamente no P&D.
Em determinado momento, eu tive que sentar, respirar e olhar para dentro. Não era possível que, depois de tantos anos de acerto e progresso, eu não conseguisse cumprir meu objetivo. Foi daí que repensamos tudo o que o P&D fazia até então: arregaçamos as mangas, nos juntamos com a Qualidade e nos colocamos no papel de ensinar.
Éramos uma organização em aprendizado: tudo o que fazíamos, fazíamos pela primeira vez. Quando fazemos algo pela primeira vez, estamos aprendendo aquilo. A visão crítica vem somente após a construção deste aprendizado.
Levando isso em consideração, reformulamos o que o P&D precisava deixar pronto para que o processo tivesse menos chance de dar pau problema. Melhorou muito a comunicação com as demais áreas e facilitou o aprendizado de todos (E, adivinha: aprendi muito no processo. Aprendi um monte sobre a nova empresa em que estava trabalhando, sobre como seus processos funcionavam e como se interligavam).

Neste post, quero compartilhar com você o que eu aprendi nessa jornada. Se você está implantando o setor de P&D numa empresa, se você vai dar consultoria de P&D, se você vai começar a fazer P&D na sua empresa, se você entrou numa empresa e quer saber se o processo está rodando bem, dá uma olhada na lista de entregas que você tem que fazer para lançar um produto (e não ter que apagar incêndios depois).
Não é só fórmula e embalagem não, amigo. P&D vai muito além disso.
Vem comigo.

TODAS AS ENTREGAS QUE P&D TEM QUE FAZER PARA PARAR DE APAGAR INCÊNDIO

ENTREGAS RELACIONADAS À FÓRMULA

1.Cadastro

Quem faz o cadastro de produtos aí na sua empresa? A minha melhor experiência em relação a isso foi o cadastro ser realizado POR ALGUÉM DE P&D.

Revolucionário?

Não, apenas mais prático.

“Ah, mas Sra Inovadeira, isso que você está dizendo é loucura, a minha empresa é imensa e tem uma área apenas de cadastro. Colocar isso para o P&D fazer é insano. Isso aí nem é P&D”.

Ok, colega.

Agora pensa em quanto custa o retrabalho se essa área dedicada fizer um cadastro errado.

No final das contas, a responsabilidade pela formulação é do P&D – então, se outra área fizer por ele, adivinha o que isso significa? Possibilidade de erro, necessidade de conferências e muitas vezes de auditoria.

Ah, mais um motivo para ficar em P&D: lembra da visão sistêmica? Não tem modo melhor de entender as interfaces da empresa, o intrincado de consequências que um cadastro gera do que ter que fazer um cadastro na unha.

Se você nunca fez um, tenta. Depois a gente bate um papo a respeito 😉

2. Embalagens

Meio óbvio, produto se desenvolve com embalagem – mas eu gostaria de relembrar aos colegas que os produtos precisam de embalagens primárias, secundárias, de transporte, de material em processo, de material para reprocesso, de produto intermediário, de descarte… Se tudo isso não estiver previamente mapeado para a sua empresa, como um guarda-chuva para a linha de produtos que você está desenvolvendo, já sabe: tem que entregar todas.

3. Fornecedores homologados

Adianta algo desenvolver um produto cujas matérias-primas não se tem de que comprar? Respondo: não adianta.

Então, colega, entregue no final do desenvolvimento todos os fornecedores já homologados e suas alternativas (ao menos, para os itens novos), os acordos de fornecimento realizados (por exemplo, se você precisou de uma ajuda no desenvolvimento e vai retribuir com exclusividade de fornecimento nos primeiros meses de vida), e a avaliação de riscos POR FORNECEDOR (porque o colega sabe que fornecedores diferentes tem medidas de controle diferentes, não é?)

Facinho? Continuemos.

ENTREGAS RELACIONADAS AO PROCESSO

1. Ficha de Processo

É um dos documentos chave do Sistema de Gestão da Qualidade, que aponta à Produção um mapa geral de como produzir o novo produto. Ele tem nomes diversos conforme a empresa, e pode inclusive não ser um documento único. O que deve trazer, minimamente, é: o fluxograma de processo, o fluxograma de reprocesso, a previsão de tratamento dos desvios, as análises de liberação de batelada (ou de acompanhamento em linhas contínuas), os EPIs recomendados (faça o seu dever de casa com a Segurança do Trabalho e seja feliz), plano de higienização pré, pós e operacional (caso precise de alteração dos planos vigentes), e as condições de transporte, manuseio e armazenamento do produto acabado, incluindo a validade do produto.

2. Análise de Perigos de Processo

Conforme for a gestão do Sistema de Segurança de Alimentos da empresa, a análise de perigos de processo pode ou não ficar anexada à Ficha de Processo. Não importa: é função de P&D antever os perigos introduzidos e as medidas de controle para mitiga-los. Normalmente, esta análise prévia passa pela chancela do Coordenador de Segurança de Alimentos da empresa para ser aprovada e incorporada ao Plano de Segurança de Alimentos.

Contudo, reforço: é crucial que P&D realize esta análise ANTES de mandar o produto para linha de Produção – você não vai querer descobrir que contaminou com Salmonella toda uma linha porque a sua etapa de letalidade não era tão letal assim.

3. Especificação de Liberação Industrial

Este é um outro documento chave do SGQ e pode estar combinado com outros documentos da lista. Neste caso, especifica-se para Produção e Qualidade quais análises, faixas de liberação e metodologias deverão ser empregadas para a liberação industrial do novo produto. Análises de acompanhamento de produção também são especificadas, especialmente para produtos em linha ou para aqueles com longos tempos de processo, ou que sofram reações ou mudanças pré-determinadas durante a produção (um caso bem claro aqui são as análises de acompanhamento de hidrólise, fermentação, filtragem, secagem, etc).

Está respirando ainda? Sigamos.

ENTREGAS RELACIONADAS ÀS ROTINAS DE SAÍDA

1.Especificação Técnica de Produto Acabado Interna

É o documento que reúne para a Qualidade todas as condições que o produto deverá apresentar para ser liberado em uma inspeção de expedição. É um dos documentos mais importantes do SGQ, pois esta é a última etapa entre a empresa e o seu cliente – a hora em que alguém interno pode detectar um desvio indesejado e não pego antes. Portanto, aqui estamos falando de: descrição do produto, análises, faixas de liberação e metodologias, uso pretendido, embalagens (primária, secundária, de transporte) e outros requerimentos do mercado. Uma boa prática é usar neste documento faixas de liberação mais restritivas do que o mercado/legislação exige – desta forma, garante-se o atendimento legal/comercial.

Este documento deve ser um retrato do produto ideal e deve ser suficiente para que o analista que acompanha o embarque ou a liberação do produto possa tomar uma decisão adequada.

2. Especificação Técnica de Produto Acabado Externa

É o documento de comunicação com o seu cliente – aqui registra-se o compromisso entre a sua empresa e o seu cliente do que será fornecido. É também um documento chave do SGQ e, como já mencionado acima, pode ter faixas de liberação mais amplas do que a especificação interna. Deve conter os campos descrição do produto, análises, faixas de liberação e metodologias, uso pretendido, embalagens (primária, secundária, de transporte), outros requerimentos do mercado, adicionados da comunicação de risco (se ele não foi 100% mitigado na empresa, o que é comum com alergênicos, por exemplo), validade e recomendações para preservação, e o disclaimer da empresa.

3. Amostra Representativa do Produto Padrão

Uma boa prática é entregar um produto padrão, que normalmente é armazenado no Controle de Qualidade (afinal, é meio complicado dizer que um produto está dentro da especificação se nunca ninguém o viu antes, não é?). Esta entrega pode ser de uma amostra do produto em si (altamente recomendável), mas pode incluir fotos do produto também.

Não se esqueça de entregar uma amostra da embalagem padrão também – de que adianta desenvolver uma arte linda, caso ninguém confira se ela está sendo impressa corretamente, não é?

Está comigo ainda? Só falta mais um grupo.

ENTREGAS RELACIONADAS ÀS ROTINAS DE ENTRADA

1.Análise de Perigos de Matérias-Primas.

Adicionou uma matéria-prima nova ao processo? Não tem escapatória: faça seu dever de casa. É importantíssimo que a análise de perigos de matéria-prima seja feita pelo P&D – afinal, é nesta etapa que se decide pela introdução ou não de um novo alergênico, ou de uma matéria-prima com alto risco de contaminação de algum patógeno específico, ou pela introdução de um aditivo que irá causar uma mudança no plano de gerenciamento de contaminantes químicos. Ou seja: não dá para deixar a bomba estourar na Qualidade e se fingir de santinho, não, colega. Faça seu dever de casa, e adicione novas matérias-primas com consciência.

Vale lembrar que cada nova matéria-prima adiciona um nível de complexidade ao sistema, em quase todos os setores: Compras, Armazém, Qualidade, Produção. Ter esta consciência, fazer as introduções apenas quando necessárias para o projeto e fazê-las de forma robusta e planejada é exercer a visão sistêmica.

2. Amostra Representativa da Matéria-Prima Padrão

De forma similar ao produto padrão, entregue uma amostra da nova matéria-prima padrão ao Controle de Qualidade – de preferência em forma física. Adicione fotos e entregue uma amostra da embalagem esperada. Isso ajuda ao pessoal de liberação a acelerar a curva de aprendizado com esta matéria-prima e reduz a possibilidade de erros no processo.

3.Especificação Técnica de Ingredientes

É outro documento-chave do SGQ e pode ter vários modelos, inclusive incluindo as outras duas entregas citadas acima. Este documento deve servir à Qualidade, da mesma forma que a Especificação Técnica de Produtos Acabado Interna, para informação sobre todas as condições que o produto deverá apresentar para ser liberado em uma inspeção de entrada. Minimamente, deve incluir uma descrição do produto, análises, faixas de liberação e metodologias, uso pretendido, embalagens (primária, secundária, de transporte), outros requerimentos do mercado, e as famosas condições de transporte, manuseio e armazenamento para a matéria-prima em questão.

Ufa, chegamos até aqui. O que achou da lista? Ela contempla todas as entregas que você e a sua equipe fazem hoje em dia?
Se você chegou num processo em que esta lista não está completa, duvide. Pode até haver variações entre as empresas, mas está para nascer a empresa que não precisa destas informações para lançar um novo produto.
Eu, contudo, aprendi que realizando ao menos estas entregas, é possível reduzir drasticamente o APAGAR INCÊNDIOS. E me vi BEM MAIS livre para desenvolver novos produtos depois disso 😉

Se você quer mais dicas de como organizar o setor de P&D para ter uma vida mais calma, fique conosco. Eu já falei aqui sobre uma ferramenta bem simples que lhe ajudará a enxergar todos os projetos de P&D presentes e passados – e a não perder a mão de nenhum deles.

Ah, e lembrando: a integração P&D e Qualidade é uma das minhas bandeiras! Você pode ler um outro texto meu a respeito disso no Food Safety Brazil.