Continuando a série sobre organização de Pesquisa e Desenvolvimento, vamos falar sobre os registros que devem ser realizados durante o processo. Já falamos aqui sobre o briefing, que registra as entradas do processo, e sobre as entregas, que registram suas saídas.
E o meio? Quem registra? Como registra?
Antes, contudo, vamos às definições.
 

REGISTROS – DEFINIÇÃO

Um registro é uma evidência formal e documental das atividades que foram realizadas, no caso, durante o desenvolvimento de um produto/serviço. Além da evidência mais óbvia do produto/serviço desenvolvido, os registros demonstram que os recursos alocados no setor de P&D estão sendo empregados para a geração de conhecimento para a empresa (e não para comprar ingressos para o Cirque du Soleil).
Nem todos os projetos resultam em novo produto/serviço – desta forma, o registro é uma evidência de que houve um trabalho executado para explorar as possibilidades daquele briefing.
Registros são diferentes de documentos: os documentos (como os procedimentos operacionais) são intenções do que será realizado. Registros são evidências do que foi realizado.

REGISTROS – QUEM DEVE PREENCHER?

Esta é bem simples: quem desenvolve produtos é o pesquisador, portanto quem registra é ele. Caso vosmecê seja gestor e esteja registrando dados de projetos, venho por meio desta informar que vosmecê não faz a gestão da área, e atua apenas como pesquisador.
Gestor só no nome.
(Boas práticas de GESTÃO de P&D, para vosmecê renovar seus métodos, obrigada, de nada.)
 

REGISTROS – O QUE DEVE SER REGISTRADO?

Tudo.
Ok, não precisa registrar a placa do caminhão de leite que passou à frente da empresa no momento do teste.
Registra-se os dados relevantes que ajudam a entender os resultados do teste. Na minha experiência, são eles:

• Data do planejamento
• Data da realização do teste
• Nome do pesquisador
• Formulação empregada
• Informações relevantes sobre a matéria-prima: lote, validade, fornecedor, pH, teor de gordura, umidade, cor, aparência, acidez, brix – conforme for a categoria do seu produto, defina o que deve ser mensurado nas matérias-primas. Quem usa qualquer matéria-prima, sem coletar informações sobre as características daquele lote, está sujeito a não entender as variações dos resultados dos testes. #ficadica
• Procedimento utilizado no teste: não confundir com o processo que está sendo desenvolvido. Como se testa o produto na planta-piloto, quais amostras e fotos devem ser tiradas, que condições alternativas devem ser usadas, são exemplos de procedimento de testes.
• Resultados analíticos do teste: fotos, gráficos, resultados de análise, tudo deve ser atrelado ao teste em questão, por algum sistema que permita a um pesquisador ou uma pesquisadora que ainda não está na equipe entender o que foi feito no passado. Numere os testes, coloque todos os resultados numa mesma planilha Excel, organize um site interno, dê seus pulos.
• Observações sobre estes resultados: não adianta nada testar sem realizar a análise crítica correspondente. Novamente, a análise crítica deve ser realizada pelo PESQUISADOR e não pelo gestor. Quando o pesquisador ainda não tem maturidade para realizar esta análise sozinho, ele pode pedir ajuda – contudo o objetivo deve ser sempre que ele seja independente e autônomo.
• Observações gerais sobre o teste: tudo o que não se mede analiticamente, mas que se percebe pela experiência acumulada ( = conhecimento tácito) deve ser anotado. A opinião do pesquisador sobre o aspecto e resultados dos testes tem muito mais valor do que uma medida de pH para definir se o produto está adequado.
• Conclusão e observações para a próxima etapa: registre se o teste foi aprovado ou não (e por quê). E registre quais as ações que deverão ser executadas na próxima etapa no projeto. Assim, quando você retomar o projeto daqui a duas semanas, ou se precisar que uma colega o retome, fica fácil 😉

REGISTROS – ONDE REALIZAR?

E.L.E.T.R.O.N.I.C.AM.E.N.T.E
Lembre-se de registrar tudo de forma a conseguir acessar e associar os resultados ao teste e às condições do teste facilmente no futuro. Uma boa prática é numerar cada teste com um código único e usar uma guia do Excel (ou outra planilha eletrônica) para cada um. Assim, em cada guia, você registra não apenas a formulação, mas todos os resultados relacionados.
Outra forma é usar um gerenciador de projetos – de MS Project até o Trello – para registrar etapas, anexar planilhas e outros documentos do projeto.
E, é claro: a sua empresa pode usar um sistema de software sofisticado para fazer a gestão da informação e conhecimento que o P&D gera. Se este for o caso, use o software a seu favor, entendendo como ele pode lhe auxiliar e acelerar o compartilhamento de conhecimento.

REGISTROS – O QUE PODE DAR ERRADO?

Muita coisa, a começar por você não registrar nada eletronicamente, apenas no seu caderninho de 1978.
Para os mais modernos, que já entraram na era da computação, deixar os seus projetos apenas no seu computador impede que os colegas aprendam com os seus erros e acertos. Depois o colega reclama que não consegue tirar férias e não sabe por quê. Sem falar que é puro egoísmo – o trabalho de desenvolvimento pode ter sido feito por você, mas é da empresa em que você trabalha, menino.
Desapegue e faça um banco central de projetos, com acesso livre para o pessoal de P&D (pelo menos).
Por fim, os erros mais frequentemente encontrados são relacionados à falta de registro em si. Neste caso, quem não registra nada, ou – o que é mais comum – registra apenas a formulação testada, e nada das condições e resultados do teste, corre o grande risco de repetir o trabalho no futuro.
Lembre-se: alimentos (ainda) não são uma ciência 100% exata, em que uma equação pode resolver os desafios tecnológicos.  A sua missão, como pesquisador ou gestor de P&D, é desbravar o ambiente tecnológico em que o seu produto e processo habita e MAPEAR este ambiente.
Pense como se fosse um pesquisador entrando na Mata Atlântica pela primeira vez: sem mapas, você está tateando o ambiente. Se não registrar as suas observações, a chance de voltar e reencontrar a Fonte da Juventude será baixíssima.
Então, visionários: habituem-se a registrar.
Quanto mais vocês conseguirem transformar o conhecimento tácito adquirido durante o projeto em explícito, mais estarão contribuindo para um ambiente propício à inovação.
 
Ah, quem participa do nosso curso de Gestão do Processo de P&D aprende a definir quais são os registros mais adequados para a função que o P&D exerce para a sua empresa.
Porque, é claro: tudo varia de acordo com a função.
Você sabe qual é a sua?
😉